Wenn eine Kanzlei auf einen Schlag viele neue Mandate übernimmt, beginnt der Aufwand oft nicht im Erstgespräch, sondern bei der sauberen Übernahme der Stammdaten. Genau an diesem Punkt setzte das Projekt mit der DFSW Steuerberatungsgesellschaft mbH an: Statt eines manuellen Copy-Paste-Marathons entstand ein definierter, prüfbarer Importprozess direkt in den produktiven DATEV-Bestand.
Die Ausgangslage: Ein dreistelliger Mandantenstamm wartet auf seinen Platz im DATEV
Wenn eine Kanzlei einen größeren Schwung neuer Mandate übernimmt, beginnt der eigentliche Aufwand selten beim Mandantengespräch — sondern in dem Moment, in dem alle Stammdaten strukturiert, vollständig und sauber in DATEV landen müssen. Adresse, Rechtsform, Kontaktdaten, steuerliche Zuordnungen und weitere Felder: pro Mandant entsteht schnell ein zweistelliger Feldblock, und jedes Feld ist ein potenzieller Tippfehler.
Genau in dieser Situation befand sich die DFSW Steuerberatungsgesellschaft rund um Steuerberater Dirk Fuß. Eine größere Zahl neuer Mandanten im dreistelligen Bereich sollte zügig produktiv im DATEV-System der Kanzlei verfügbar sein. Die Stammdaten lagen vor — allerdings im klassischen Format einer Excel-Tabelle, die DFSW befüllt zurückgespielt hatte.
Manuell abtippen war keine Option. Ein Standard-Import deckte nicht alle Felder ab, und die DATEV-Stammdatenimporte sind je nach Programmkontext in ihren Möglichkeiten klar abgegrenzt. Es brauchte also eine maßgeschneiderte Brücke zwischen Excel und dem produktiven DATEV-Bestand.
Die Lösung: Cloud Gateway als technisch geprüfte Brücke ins DATEV
Hier kam Cloud Gateway ins Spiel — die technisch von DATEV geprüfte Schnittstelle von riecken.io aus Wien, die Drittlösungen einen sicheren, getunnelten Zugriff auf DATEVconnect ermöglicht, ohne dass die Kanzlei eigene Infrastruktur, Ports oder VPN-Konstrukte aufbauen muss. Für DFSW haben wir auf dieser Basis einen individuellen Connector entwickelt, der die Excel-Stammdatenliste direkt in die DATEV-Mandantenanlage der Kanzlei überträgt.
Der Weg dahin war bewusst nicht „Datei rein, Daumen drücken, hoffen“. Stattdessen wurde die Übernahme in klar trennbare Schritte zerlegt, damit fachliche Regeln, technische Grenzen und Datenqualität früh sichtbar sind.
Der Projektablauf in drei Phasen
- Feld-Abgleich & Machbarkeitsprüfung. Gemeinsam mit DFSW haben wir die Excel-Vorlage Feld für Feld geprüft: Was lässt sich über DATEVconnect schreibend in den Mandantenstamm übernehmen? Wo gibt es Pflichtfelder, Formatregeln oder Abhängigkeiten? Welche Informationen gehören in Wahrheit gar nicht in den Stammdatenimport, sondern an eine andere Stelle im Prozess? Das Ergebnis war eine klar dokumentierte Mapping-Tabelle — und realistische Erwartungen auf beiden Seiten.
- Testlauf mit Dummy-Mandanten. Bevor auch nur ein echter Mandant angefasst wurde, lief der Connector gegen einen isolierten Testbestand mit synthetischen Einträgen. So konnten wir Format-Edge-Cases wie Umlaute, Rechtsformkürzel, abweichende Anschriften oder fehlende Felder sauber behandeln, ohne den Produktivbestand der Kanzlei zu belasten.
- Produktive Übernahme. Nach Freigabe durch DFSW lief der eigentliche Import gebündelt, protokolliert und mit klarer Rückmeldung pro Datensatz. Was vorher viele Bildschirmstunden manueller Klickarbeit bedeutet hätte, wurde damit zu einem definierten und wiederholbaren Vorgang.
Warum gerade über Cloud Gateway?
DFSW arbeitet — wie viele etablierte Kanzleien — mit einer lokalen DATEV-Installation. Klassische Cloud-zu-DATEV-Integrationen scheitern genau an dieser Stelle gern: Firewall, NAT, wechselnde Sessions und fehlende öffentliche Endpunkte machen den Betrieb unnötig fragil.
Cloud Gateway löst das, indem es einen sicheren Tunnel zwischen der externen Anwendung und der lokalen DATEVconnect-Schnittstelle aufbaut, die Verbindung kontinuierlich überwacht und Verbindungsabbrüche puffert. Für ein einmaliges Migrationsprojekt heißt das konkret: Beim Kunden mussten weder Server aufgesetzt noch Infrastruktur-Komponenten angefasst werden. Der Connector „klopft“ über Cloud Gateway an die DATEV-Installation an — und schreibt genau das, was vorher fachlich freigegeben wurde.
Das Ergebnis
- Alle neuen Mandanten sauber im DATEV-Stamm — mit konsistenter Schreibweise, Rechtsform und Adressstruktur
- Keine manuellen Übertragungsfehler aus dem Excel-Original
- Ein dokumentiertes Mapping, das die Kanzlei auch für künftige Übernahmen als Blaupause nutzen kann
- Eine Vorgehensweise, die produktive Bestände konsequent durch eine Testphase schützt
„Als wir die neuen Mandanten übernommen haben, war für uns von Anfang an klar: Wir wollen die Daten nicht von Hand übertragen, und wir wollen auch nichts riskieren. Das Team von Cloud Gateway hat genau das geliefert, was eine Kanzlei in dieser Situation braucht — erst sauber klären, was technisch geht und was nicht, dann gegen Testdaten prüfen, und erst dann an unseren echten Bestand. Das Ergebnis: Unsere neuen Mandanten waren im DATEV, sauber und vollständig, ohne dass mein Team daneben tagelang abtippen musste." Dirk Fuß, Steuerberater & Geschäftsführer, DFSW Steuerberatungsgesellschaft mbH
Was Kanzleien daraus mitnehmen können
Mandantenübernahmen — egal ob durch Nachfolge, Zukauf oder Wechsel — sind selten ein Problem der Daten, sondern fast immer ein Problem der Übertragung. Wer die Stammdaten ohnehin schon strukturiert vorliegen hat, etwa in Excel, CSV oder einem Vorsystem, braucht keinen tagelangen Tipp-Marathon.
Was es stattdessen braucht, ist:
- Ein ehrlicher Feld-Abgleich mit der Realität von DATEV — nicht jede Spalte gehört dahin, wo man sie spontan vermutet
- Eine technisch geprüfte Brücke zur DATEV-Schnittstelle, die auch mit lokalen Installationen umgehen kann
- Ein Vorgehen, das den Produktivbestand schützt — also Tests zuerst
Fazit
Die Case Study mit DFSW zeigt sehr konkret, wofür Cloud Gateway stark ist: nicht nur als Verbindungsschicht zu DATEVconnect, sondern als belastbare technische Basis für individuelle produktive Prozesse. Wenn Stammdaten aus bestehenden Quellen in größerer Menge sauber ins DATEV müssen, entscheidet nicht nur die Schnittstelle selbst, sondern auch die Art, wie Verbindung, Prüfung, Test und produktive Übernahme zusammenspielen.
Für DFSW bedeutete das: eine große Zahl neuer Mandanten konnte ohne Copy-Paste-Marathon in die lokale DATEV-Umgebung übernommen werden. Für riecken.io ist es ein gutes Beispiel dafür, wie aus Cloud Gateway und projektspezifischer Connector-Logik ein sofort nutzbarer Mehrwert für Kanzleien entsteht.